Rozwiązanie · Biuro rachunkowe
Automatyzacja biura rachunkowego mniej papierów, spokojniejsze zamknięcie
Agent AI odbiera i porządkuje dokumenty klientów, odczytuje dane, wstępnie księguje i pilnuje terminów, księgowi zatwierdzają i zajmują się tym, co wymaga wiedzy.
W biurze rachunkowym najwięcej czasu zjada nie samo księgowanie, tylko to, co przed nim: zbieranie dokumentów od klientów w pięciu formatach, sortowanie, przepisywanie, przypominanie o brakach. W szczycie okresu to nadgodziny i rosnące ryzyko pomyłki. Automatyzacja biura rachunkowego zdejmuje tę żmudną warstwę z księgowych i porządkuje obieg dokumentów.
W skrócie
Agent AI odbiera dokumenty klientów (mail, skan, KSeF), odczytuje i porządkuje dane (OCR + AI), wstępnie księguje oraz pilnuje terminów i braków. Księgowy zatwierdza i kontroluje wyjątki. Efekt: krótsze zamknięcie miesiąca, mniej nadgodzin i mniej błędów.
Ile realnie daje automatyzacja dokumentów
Obieg dokumentów to najlepiej zmierzony obszar, dane branżowe:
Źródła: Ardent Partners, APQC, IOFM. Benchmarki branżowe obiegu dokumentów, realny wynik zależy od procesów w biurze.
Co zdejmujemy z księgowych
- Zbieranie i segregacja, dokumenty z maila, skanów i KSeF trafiają w jedno miejsce, uporządkowane.
- Odczyt danych, kwoty, NIP-y, daty i pozycje odczytane automatycznie, bez przepisywania.
- Wstępne księgowanie, przypisanie do kont/kategorii wg reguł, do zatwierdzenia przez księgowego.
- Terminy i braki, przypomnienia klientom o brakujących dokumentach i pilnowanie deadline'ów.
- Wykrywanie duplikatów, zanim wpadną do ksiąg.
Zamknięcie miesiąca, krok po kroku
- Dokumenty spływają różnymi kanałami, agent zbiera je w jednym miejscu.
- Odczyt i porządkowanie, dane wyciągnięte i przypisane do właściwego klienta.
- Wstępne księgowanie i sygnał o brakach oraz wyjątkach.
- Księgowy zatwierdza i zajmuje się tym, co wymaga wiedzy i decyzji.
Dla kogo
Dla biur obsługujących wielu klientów, gdzie comiesięczny nawał dokumentów i presja terminów oznaczają nadgodziny. Im więcej dokumentów i kanałów, tym większy zwrot z automatyzacji.
Częste pytania
Czy automatyzacja zastąpi księgowych?
Nie. Zdejmuje żmudne zbieranie, sortowanie i przepisywanie, a zostawia księgowym pracę wymagającą wiedzy: kontrolę, decyzje, doradztwo i relację z klientem.
Czy odczyt dokumentów jest wiarygodny?
Nowoczesny OCR z AI radzi sobie z typowymi dokumentami bardzo dobrze, a pozycje wątpliwe trafiają do zatwierdzenia przez człowieka, nic nie wchodzi do ksiąg bez kontroli.
Czy współpracujecie z KSeF i naszym programem?
Tak, projektujemy proces pod pracę z KSeF i spinamy się z popularnymi programami (Comarch, wFirma i inne z API/eksportem). Zakres potwierdzamy na audycie.
Czy to bezpieczne dla danych klientów?
Tak. Pracujemy zgodnie z RODO i zasadami bezpieczeństwa; dostęp do danych ograniczamy do niezbędnego minimum.
Powiązane rozwiązania: Automatyzacja faktur · Automatyzacja obsługi klienta · Automatyzacja e-commerce · Automatyzacja marketingu
Sprawdź, co warto zautomatyzować u Ciebie
W bezpłatnym audycie wskażemy procesy o największym zwrocie i policzymy potencjał, bez zobowiązań.
Zacznij audyt