Rozwiązanie · Faktury
Automatyzacja faktur bez ręcznego przepisywania
Faktury sprzedażowe wystawiają się same, kosztowe są odczytywane i księgowane automatycznie, a system pilnuje terminów. Ty zatwierdzasz, resztę robi agent.
Ręczne wystawianie faktur, przepisywanie kosztowych do systemu i pilnowanie, kto już zapłacił, to godziny miesięcznie, które nie budują firmy, a łatwo w nich o pomyłkę albo przeoczony termin. Automatyzacja faktur zdejmuje tę robotę z człowieka: faktury sprzedażowe powstają same z Twoich danych, kosztowe są odczytywane i wstępnie księgowane, a o płatnościach przypomina system. Zostaje Ci zatwierdzanie i kontrola, nie przepisywanie.
W skrócie
Automatyzacja faktur obejmuje: automatyczne wystawianie faktur sprzedażowych (w tym cyklicznych), odczyt (OCR/AI) faktur kosztowych z maila, skanu lub KSeF, wstępne księgowanie i kategoryzację, oraz przypomnienia o płatnościach z podglądem cashflow. Integrujemy się z programem, którego już używasz, i z KSeF. Człowiek zatwierdza wyjątki, agent robi resztę 24/7.
Ile realnie daje automatyzacja faktur
Zamiast obietnic bez pokrycia, twarde dane rynkowe. Tak wygląda różnica między obsługą ręczną a zautomatyzowaną w badaniach branżowych:
Źródła: benchmarki branżowe, Ardent Partners („AP Metrics that Matter"), APQC, IOFM/Aberdeen. To dane rynkowe pokazujące potencjał automatyzacji faktur, realny wynik zależy od procesu w Twojej firmie.
Co realnie automatyzujemy
Sprzedażowe → wystawianie
Faktury robią się same
- Wystawianie na podstawie zamówienia, umowy lub cyklu
- Faktury cykliczne (subskrypcje, abonamenty) bez klikania
- Numeracja, wysyłka do klienta, archiwum
- Wysyłka do KSeF
Kosztowe → odczyt i księgowanie
Koniec przepisywania z PDF-a
- Pobranie z maila, skanu lub KSeF
- Odczyt kwot, NIP-u, dat i pozycji (OCR + AI)
- Przypisanie do kategorii / projektu / kosztu
- Wstępne księgowanie i wykrywanie duplikatów
Jak to działa, krok po kroku
- Zdarzenie wyzwala proces, nowe zamówienie, mail z fakturą, koniec okresu rozliczeniowego.
- Agent odczytuje dane, z Twojego systemu albo z samego dokumentu (OCR/KSeF).
- Waliduje, sprawdza NIP, kwoty, kompletność i duplikaty.
- Wpisuje i archiwizuje, do programu księgowego, ERP lub arkusza, z kopią dokumentu.
- Człowiek zatwierdza wyjątki, reszta idzie automatycznie.
Co zyskujesz
- Odzyskany czas, dziesiątki godzin miesięcznie, które szły na przepisywanie i sortowanie.
- Mniej błędów, spójny odczyt i walidacja zamiast ręcznego klepania.
- Terminowość i cashflow, przypomnienia o płatnościach i podgląd płynności z wyprzedzeniem.
- Gotowość na KSeF, proces zaprojektowany pod pracę z systemem e-faktur.
- Porządek i audyt, każdy dokument opisany, przypisany i odnajdywalny.
Dla kogo ma to największy sens
Najwięcej zyskują firmy z dużą liczbą faktur, kosztowych, sprzedażowych albo jednych i drugich: deweloperzy i firmy projektowe (dużo kosztów do przypisania do inwestycji), e-commerce (wiele faktur i zwrotów), biura rachunkowe (masowy odczyt dokumentów klientów) oraz firmy usługowe z cyklicznym fakturowaniem. Zobacz, jak zrobiliśmy to u dewelopera: automatyzacja obiegu faktur i kontrola cashflow inwestycji.
Z jakimi programami się integrujemy
Spinamy automatyzację z narzędziami, których już używasz, m.in. Fakturownia, wFirma, iFirma, inFakt, Comarch, a także arkusze, systemy ERP i KSeF. Jeśli Twój program ma API albo eksport/import danych, najczęściej damy radę. Nie zmuszamy do zmiany narzędzi, automatyzacja działa na tym, co masz.
Ile to kosztuje i od czego zacząć
Koszt zależy od zakresu, inaczej wygląda samo cykliczne fakturowanie, a inaczej pełny obieg kosztowy z księgowaniem i integracją z ERP. Dlatego nie podajemy sztywnego cennika z sufitu: zaczynamy od bezpłatnego audytu, w którym pokazujemy, które faktury realnie warto zautomatyzować najpierw i jaki to daje zwrot. Bez zobowiązań i bez wciskania rozwiązań, których nie potrzebujesz.
Częste pytania
Czy faktury wystawiane automatycznie są zgodne z prawem i KSeF?
Tak. Faktura wystawiona automatycznie jest tak samo ważna jak wystawiona ręcznie, liczy się poprawność danych, a tej pilnuje walidacja. Proces projektujemy pod współpracę z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Czy automatyzacja zastąpi moją księgową?
Nie. Zdejmuje z niej ręczne przepisywanie i sortowanie dokumentów, a zostawia to, co wymaga wiedzy i decyzji. Księgowa zyskuje czas na kontrolę i klienta, nie traci pracy.
Czy zintegrujecie się z moim programem do fakturowania?
Najczęściej tak, jeśli program ma API lub eksport/import. Pracujemy m.in. z Fakturownią, wFirmą, iFirmą, Comarch, systemami ERP i KSeF. Zakres integracji potwierdzamy na audycie.
Czy odczyt faktur ze skanów jest dokładny?
Nowoczesny odczyt (OCR + AI) radzi sobie z typowymi fakturami bardzo dobrze. Pozycje wątpliwe trafiają do zatwierdzenia przez człowieka, więc nic nie wchodzi do ksiąg bez kontroli.
Ile trwa wdrożenie?
Proste, cykliczne fakturowanie potrafimy uruchomić szybko. Pełny obieg kosztowy z księgowaniem to większy projekt, który dzielimy na etapy, tak, żeby pierwsze efekty były widoczne szybko. Zakres i termin ustalamy na audycie.
Powiązane rozwiązania: Automatyzacja obsługi klienta · Automatyzacja e-commerce · Automatyzacja biura rachunkowego · Automatyzacja marketingu
Sprawdź, co warto zautomatyzować u Ciebie
W bezpłatnym audycie wskażemy procesy o największym zwrocie i policzymy potencjał, bez zobowiązań.
Zacznij audyt