Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie: od wpływu do archiwum

W większości firm dokument to wciąż ręczna robota: ktoś go odbiera, przepisuje dane, opisuje, nosi do akceptacji i wpina do archiwum. Automatyzacja obiegu dokumentów przejmuje tę drogę, od momentu wpływu aż po archiwum, tak żeby nic nie ginęło i nikt nie przepisywał tego samego po raz trzeci.

W skrócie

Dokument wpływa (mail, skan, KSeF), automat go rejestruje, odczytuje (OCR), opisuje i prowadzi ścieżką akceptacji do właściwej osoby, a na końcu archiwizuje. Akceptacja i wyjątki zostają przy człowieku, a dane wrażliwe mogą zostać na Twojej infrastrukturze.

Co przejmuje automat

Wpływ z wielu kanałów, mail, skan, KSeF, formularz, wszystko w jednym miejscu.
Odczyt danych (OCR), numer, kwoty, daty, kontrahent, bez ręcznego przepisywania.
Opis i kategoryzacja, dokument trafia do właściwej sprawy i osoby.
Ścieżka akceptacji, kto i kiedy zatwierdza, z przypomnieniami.
Archiwum, wszystko uporządkowane i wyszukiwalne, zgodnie z okresami przechowywania.

Robi automat

Powtarzalne i żmudne

Rejestracja i odczyt dokumentu
Opis, tagowanie, przypomnienia
Wpięcie do systemu i archiwum
Pilnowanie, żeby nic nie utknęło

Zostaje człowiek

Decyzje i wyjątki

Akceptacja dokumentu
Sprawy nietypowe i sporne
Reguły, czego automat nie robi sam
Kontrola i pełny podgląd

Obieg dokumentów to świetny pierwszy krok, bo jest mierzalny i powtarzalny. Przy danych wrażliwych stawiamy go na Twojej infrastrukturze (self-host), żeby dokumenty nie wychodziły poza firmę. To ważne pod RODO.

Dla kogo

Dla firm, w których dokumenty spływają z wielu stron: biur rachunkowych, firm handlowych, produkcyjnych, usługowych. Jeśli chodzi głównie o faktury, zobacz automatyzację faktur i automatyzację fakturowania w KSeF.

Częste pytania

Jakie dokumenty da się objąć?

Najczęściej faktury, ale też umowy, zamówienia, protokoły i korespondencję. Zaczynamy od najbardziej powtarzalnych i wysoko-wolumenowych, bo tam zwrot jest najszybszy.

Czy automat odczyta różne wzory dokumentów?

Tak, OCR wsparty AI radzi sobie z różnymi układami. Nietypowe przypadki oznaczamy do sprawdzenia przez człowieka, zamiast zgadywać.

Kto zatwierdza dokumenty?

Zawsze człowiek, według ścieżki, którą ustalamy wspólnie. Automat przygotowuje i prowadzi dokument, ale akceptacja zostaje po Twojej stronie.

Czy to zgodne z RODO?

Tak. Przy danych osobowych i wrażliwych możemy postawić obieg na Twojej infrastrukturze (self-host), żeby dokumenty nie wychodziły poza firmę.

Czy integruje się z KSeF i moim programem?

Tak. Spinamy obieg z KSeF oraz z programem, którego używasz, tak żeby dokumenty wpływały i wychodziły bez ręcznego przepisywania.

Powiązane rozwiązania: Automatyzacja faktur · Biuro rachunkowe · Procesy biznesowe · KSeF

Sprawdź, co warto zautomatyzować u Ciebie

W bezpłatnym audycie wskażemy procesy o największym zwrocie i policzymy potencjał, bez zobowiązań.

Zacznij audyt