Zespół agentów operacji AI

Najwięcej czasu w firmie ucieka nie na wielkich projektach, tylko na drobnicy: przepisywaniu danych z dokumentu do systemu, pilnowaniu terminów, sklejaniu raportów, przekazywaniu zadań. Zespół agentów operacji przejmuje tę żmudną warstwę, żeby ludzie zajmowali się pracą, która naprawdę wymaga człowieka.

Problem, który rozwiązuje

• Dane przepisuje się ręcznie z dokumentów do systemów.
• Terminy i zadania giną między mailem, arkuszem i głową.
• Raporty powstają w pośpiechu i z błędami.
• Sprawy przekazywane między ludźmi się zacinają.
• Błędy wychodzą za późno, gdy już coś przeszło dalej.

Jak to działa

Agenci w składzie Suite

• Agent dokumentów odczytuje i porządkuje dokumenty przychodzące.
• Agent faktur obsługuje wystawianie, odczyt i księgowanie.
• Agent raportów składa powtarzalne raporty z danych.
• Agent workflow prowadzi sprawy przez kolejne kroki procesu.
• Agent monitoringu terminów pilnuje deadline'ów i przypomina.
• Agent przekazywania zadań kieruje zadania do właściwych osób.
• Agent wykrywania błędów wyłapuje nieścisłości, zanim pójdą dalej.

Integracje

Spinamy Suite z Twoimi systemami wewnętrznymi.

• Pakiety biurowe: Google Workspace, Microsoft 365
• Bazy i zadania: Airtable, Notion, ClickUp, Monday, Asana
• Zespół: Slack
• ERP i systemy branżowe: wg tego, czego używasz

Dobór ustalamy na audycie.

Przykładowy przepływ pracy

Przykładowy scenariusz obiegu dokumentu:

1. Do firmy wpływa dokument lub faktura.
2. Agent dokumentów odczytuje dane.
3. Agent wykrywania błędów sprawdza poprawność i kompletność.
4. Dane trafiają do właściwego systemu bez ręcznego przepisywania.
5. Agent workflow prowadzi sprawę do akceptacji.
6. Agent monitoringu terminów pilnuje płatności lub deadline'u.
7. Wyjątki i sprawy niestandardowe trafiają do człowieka.

Co możesz mierzyć

Efekty zależą od procesu i jakości danych, dlatego mierzymy je u Ciebie. Zwykle patrzymy na:

• czas poświęcany na ręczne przepisywanie danych,
• liczbę dokumentów obsłużonych bez człowieka,
• liczbę przekroczonych terminów,
• liczbę błędów wyłapanych przed dalszym obiegiem,
• widoczność statusu spraw w procesie.

To potencjalne obszary poprawy, nie gwarantowane wyniki. Wartości bazowe ustalamy na starcie.

Dla jakich firm

Zespół agentów operacji pasuje do firm z dużą liczbą powtarzalnych dokumentów i zadań: handel i dystrybucja, produkcja, usługi, biura rachunkowe, firmy projektowe.

Powiązane usługi: automatyzacja faktur i automatyzacja biura rachunkowego.

Proces wdrożenia

1. Rozmowa i diagnoza procesów wewnętrznych.
2. Audyt obiegu dokumentów i zadań.
3. Projekt Suite pod Twoje systemy.
4. Integracje i testy na realnych dokumentach.
5. Wdrożenie z człowiekiem zatwierdzającym wyjątki.
6. Monitoring, poprawa reguł i rozwój.

Bezpieczeństwo danych

Dokumenty i dane wewnętrzne traktujemy zgodnie z RODO, a dostęp agentów ograniczamy do niezbędnego minimum. Tam, gdzie to zasadne, rozwiązanie może działać na Twojej infrastrukturze. Więcej w bazie wiedzy o bezpieczeństwie.