Zespół agentów finansów AI

Dział finansów traci najwięcej czasu nie na analizie, tylko na przepisywaniu faktur, dopasowywaniu płatności do dokumentów i składaniu tych samych raportów co miesiąc. Zespół agentów finansów przejmuje tę powtarzalną część, a Waszym ludziom zostawia to, co wymaga człowieka: kontrolę wyjątków, decyzje i rozmowę z zarządem.

Problem, który rozwiązuje

Praca w finansach grzęźnie nie na decyzjach, tylko na obiegu dokumentów.

• Faktury trafiają mailem, w PDF i w różnych formatach, i ktoś musi je ręcznie wprowadzić.
• Dopasowanie płatności do faktur zajmuje godziny.
• Terminy płatności i należności łatwo przeoczyć.
• Raport finansowy powstaje co miesiąc od zera, ręcznie.

Zespół agentów finansów atakuje każdy z tych punktów osobnym agentem, a całość spina w jeden przepływ z człowiekiem w punktach kontroli.

Jak to działa

Zamiast jednego „magicznego bota" masz łańcuch agentów, w którym każdy odpowiada za jeden krok, a między nimi są punkty kontroli.

Agenci w składzie Suite

• Agent faktur odczytuje faktury z maili i PDF i przygotowuje dane do wprowadzenia.
• Agent kategoryzacji kosztów przypisuje wydatki do właściwych kategorii wg Waszych zasad.
• Agent uzgodnień dopasowuje płatności do faktur i wychwytuje rozjazdy.
• Agent monitoringu płatności pilnuje terminów należności i zobowiązań, przygotowuje przypomnienia.
• Agent raportów składa powtarzalne zestawienia finansowe na podstawie danych z systemów.
• Agent kontroli poprawności sprawdza dane pod kątem błędów i nietypowych kwot, zanim trafią dalej.
• Agent przygotowania danych porządkuje dane dla księgowości lub biura rachunkowego.

Integracje

Zespół agentów finansów spinamy z narzędziami, których już używacie, żeby nie zmieniać całego sposobu pracy działu.

• Systemy księgowe i fakturowe: Fakturownia, wFirma, inFakt, Comarch ERP
• Arkusze i zestawienia: Google Sheets, Excel
• Systemy wewnętrzne i ERP
• Eksporty bankowe do uzgodnień
• Komunikacja i akceptacje: Slack, poczta

Jeśli używacie innego systemu księgowego, zwykle też da się go podłączyć. Dobór ustalamy na audycie.

Przykładowy przepływ pracy

Przykładowy scenariusz dla firmy z regularnym obiegiem faktur:

1. Faktura wpływa mailem lub trafia do folderu.
2. Agent faktur odczytuje dane i przygotowuje je do wprowadzenia.
3. Agent kategoryzacji przypisuje koszt do właściwej kategorii.
4. Agent kontroli poprawności oznacza nietypowe kwoty do sprawdzenia.
5. Człowiek zatwierdza wyjątki, resztę agent wprowadza do systemu.
6. Agent uzgodnień dopasowuje płatności do faktur.
7. Agent raportów przygotowuje miesięczne zestawienie.

Co możesz mierzyć

Efekty zależą od procesu i jakości danych, dlatego zamiast obiecywać liczby, mierzymy je u Was. Zwykle patrzymy na:

• czas potrzebny na obsługę jednej faktury,
• liczbę dokumentów obsłużonych bez ręcznego przepisywania,
• liczbę wychwyconych błędów i rozjazdów w płatnościach,
• terminowość przypomnień o należnościach,
• czas przygotowania miesięcznego raportu.

To są potencjalne obszary poprawy, a nie gwarantowane wyniki. Konkretne wartości ustalamy na starcie, żeby było je z czym porównać.

Dla jakich firm

Zespół agentów finansów ma sens tam, gdzie przez firmę przechodzi dużo faktur i dokumentów finansowych, a dział lub biuro rachunkowe traci czas na ręczne wprowadzanie i uzgadnianie. Dobrze pasuje do firm handlowych, usługowych, e-commerce i produkcyjnych.

Mniej się sprawdzi tam, gdzie dokumentów finansowych jest niewiele i obsługuje je jedna osoba przy okazji.

Proces wdrożenia

1. Rozmowa i diagnoza obiegu dokumentów.
2. Audyt procesu finansowego i danych.
3. Projekt Zespołu agentów finansów pod Wasze narzędzia.
4. Integracje i testy na próbce.
5. Wdrożenie z człowiekiem w punktach kontroli.
6. Monitoring, poprawa reguł i rozwój.

Bezpieczeństwo danych

Dane finansowe są wrażliwe, dlatego agenci dostają dostęp tylko do tego, co potrzebne do zadania, a wszystko traktujemy zgodnie z RODO. Tam, gdzie to zasadne, rozwiązanie może działać na Waszej infrastrukturze. Szerzej piszemy o tym w bazie wiedzy o bezpieczeństwie i w artykule dane na własnej infrastrukturze.

Sam obieg faktur rozwijamy też jako osobne wdrożenie, opisane na stronie automatyzacja faktur.