Zespół agentów HR AI

Dział HR jest najdroższy wtedy, gdy zamiast zajmować się ludźmi, przekopuje się przez setki zgłoszeń rekrutacyjnych, umawia rozmowy mailem i po raz dziesiąty odpowiada na to samo pytanie o urlop. Zespół agentów HR przejmuje tę powtarzalną część, a kadrom zostawia to, co wymaga człowieka: ocenę kandydata, rozmowę i decyzję.

Problem, który rozwiązuje

Praca działu kadr grzęźnie nie na decyzjach, tylko na tym, co je otacza.

• Rekruterzy toną w zgłoszeniach i ręcznym przeglądaniu CV.
• Umawianie rozmów to niekończąca się wymiana maili.
• Onboarding nowej osoby opiera się na pamięci i checklistach w głowie.
• Pracownicy zadają wciąż te same pytania o urlopy, benefity i procedury.

Zespół agentów HR atakuje każdy z tych punktów osobnym agentem, a całość spina w jeden przepływ z człowiekiem w punktach decyzyjnych.

Jak to działa

Zamiast jednego „magicznego bota" masz łańcuch agentów, w którym każdy odpowiada za jeden krok, a między nimi są punkty kontroli.

Agenci w składzie Suite

• Agent przeglądu zgłoszeń wstępnie porządkuje CV pod kątem wymagań z ogłoszenia, bez podejmowania decyzji za rekrutera.
• Agent umawiania rozmów proponuje terminy i pilnuje kalendarza, żeby nie było maili w tę i z powrotem.
• Agent onboardingu prowadzi nową osobę krok po kroku przez formalności i pierwsze dni.
• Agent bazy wiedzy HR odpowiada pracownikom na pytania o procedury na podstawie Waszych dokumentów (RAG).
• Agent dokumentów kadrowych przygotowuje i porządkuje umowy, aneksy i wnioski wg szablonów.
• Agent kontroli jakości sprawdza poprawność i zgodność z zasadami, zanim cokolwiek trafi do pracownika.
• Agent przekazywania spraw kieruje trudniejsze sprawy do właściwej osoby w dziale.

Integracje

Zespół agentów HR spinamy z narzędziami, których już używacie, żeby nie zmieniać całego sposobu pracy działu.

• Systemy rekrutacyjne (ATS): eRecruiter, Traffit
• Kadry i dokumenty: Google Workspace, Microsoft 365
• Bazy i wiedza wewnętrzna: Notion, Airtable
• Kalendarz i poczta do umawiania rozmów
• Komunikacja zespołu: Slack

Jeśli używacie innego systemu kadrowego, zwykle też da się go podłączyć. Dobór ustalamy na audycie.

Przykładowy przepływ pracy

Przykładowy scenariusz dla firmy rekrutującej regularnie:

1. Wpływa zgłoszenie na ogłoszenie.
2. Agent przeglądu porządkuje je względem wymagań.
3. Rekruter ocenia krótszą, uporządkowaną listę.
4. Agent umawiania proponuje kandydatom terminy rozmów.
5. Po decyzji Agent onboardingu prowadzi nową osobę przez formalności.
6. Agent bazy wiedzy odciąża dział, odpowiadając na pytania w trakcie.
7. Agent kontroli jakości pilnuje, by dokumenty były poprawne.

Co możesz mierzyć

Efekty zależą od procesu i jakości danych, dlatego zamiast obiecywać liczby, mierzymy je u Was. Zwykle patrzymy na:

• czas od wpłynięcia zgłoszenia do pierwszej rozmowy,
• czas, jaki rekruter poświęca na administrację zamiast na rozmowy,
• liczbę pytań pracowników obsłużonych bez angażowania działu,
• kompletność i terminowość dokumentów onboardingowych,
• powtarzalność i przewidywalność procesu rekrutacji.

To są potencjalne obszary poprawy, a nie gwarantowane wyniki. Konkretne wartości ustalamy na starcie, żeby było je z czym porównać.

Dla jakich firm

Zespół agentów HR ma sens tam, gdzie rekrutacja jest regularna, a dział kadr obsługuje wielu pracowników i tonie w administracji. Dobrze pasuje do firm rosnących, agencji, sieci i organizacji z dużą rotacją.

Mniej się sprawdzi w bardzo małym zespole, który rekrutuje raz na jakiś czas.

Proces wdrożenia

1. Rozmowa i diagnoza procesów kadrowych.
2. Audyt rekrutacji, onboardingu i obiegu pytań.
3. Projekt Zespołu agentów HR pod Wasze narzędzia.
4. Integracje i testy na próbce.
5. Wdrożenie z człowiekiem w punktach decyzyjnych.
6. Monitoring, poprawa szablonów i rozwój.

Bezpieczeństwo danych

Dane kadrowe są wrażliwe, dlatego agenci dostają dostęp tylko do tego, co potrzebne do zadania, a wszystko traktujemy zgodnie z RODO. Tam, gdzie to zasadne, rozwiązanie może działać na Waszej infrastrukturze. Szerzej piszemy o tym w bazie wiedzy o bezpieczeństwie i w artykule kontrola dostępu agenta.

O tym, jak agenci uczą się na Waszych dokumentach bez ryzyka wycieku, piszemy w artykule czy AI uczy się na moich danych.